Konzeption und Planung

Nach Klärung von aktuellen Gegebenheiten, Bedarf, Zielstellungen und Strategien erfolgt durch uns die detaillierte Planung der bevorzugten technischen Lösung, um anschließend das Vergabeverfahren zu initiieren. Mitunter besteht auch die Aufgabe darin, bereits vorliegende Eigenkonzepte oder Ausarbeitungen Dritter (Hersteller, Systemhäuser, etc.) zu verifizieren und im Nachgang rechtskonform in Ausschreibungsunterlagen zu überführen. Wie auch immer die Ausgangssituation aussehen mag, wie führen Sie zur zuverlässigen und zukunftssicheren Ausrichtung Ihres Projekts unter Maßgabe hoher Qualitätsansprüche!

Leistungsauswahl (u. a. nach HOAI):

• Erstellung einer Konzeption
  • Definition der Rahmenbedingungen, qualitative und quantitative Festlegung der wesentlichen Inhalte
  • Berücksichtigung der Nutzerforderungen und gegebenen Rahmenbedingungen sowie der aktuellen Marktsituation
  • Festlegung von Qualitäten und Quantitäten
  • zeichnerische Darstellung der Anlagen mit Dimensionen
  • Aufstellung einer Kostenberechnung als Zuarbeit für die Haushaltsplanung
  • Einarbeitung möglicher Aspekte weiterer infrastruktureller und baulicher Maßnahmen
  • Erarbeitung erläuternder Zeichnungen/Schemata
  • Fortschreibung des gemeinsamen Projektzeitplans
• Migrationskonzept mit zeitlicher Einordnung der Arbeitsschritte und Detaillierung von Ablösungsprozessen
• Beratung und Abstimmung zur Gestaltung erforderlicher Vergabeverfahren
• Dokumentation der Ergebnisse zur Konzeption inkl. grafischer Darstellung, Kostenberechnung sowie technischer Lösungsbeschreibung für den Auftraggeber bzw. Nutzer
• Ausführungs- bzw. Feinplanung aller Anlagenteile als Grundlage für das Leistungsverzeichnis und die spätere Inbetriebnahme (Durcharbeiten der Ergebnisse und Festlegungen zur Konzeption unter Berücksichtigung aller fachspezifischen Anforderungen bis hin zur ausführungsreifen Lösung)
• Fortschreibung des Projektzeitplans mit zeitlicher Einordnung der Arbeitsschritte und Detaillierung des Ablösungsprozesses

Messungen und Analysen

Wir sind fachlich und technologisch in der Lage, Simulationen und Ausleuchtungen sowie Messungen einschließlich auswertender Analysen durchzuführen, zum Beispiel für:

• WLAN-Infrastrukturen
• Videoüberwachungsanlagen
• 3D-Lichtberechnung
• Netzberechnungen (Kurzschluss, Selektivität, Leistungsbilanz)

Vergabemanagement

Die technische Komplexität, meist von IT-Projekten, stellt hohe Anforderungen an die IT-Fachkompetenz der ausschreibenden Stellen (Einkaufs- / Vergabeabteilungen).

Damit einher gehen, zur Sicherstellung wirtschaftlicher und dem technologischen Anspruch entsprechender Angebote, eine detaillierte und abgestimmte Ausarbeitung von Unterlagen zur Vorbereitung von Vergabeverfahren, die korrekte Veröffentlichung nach aktuellen Vorschriften, die kompetente Beantwortung möglicher Bieterfragen auf formeller, kaufmännischer wie auch technischer Ebene sowie eine sehr umfangreiche und zeitintensive fachliche Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge und Angebote mittels abgestimmter Kriterien der Bewertungsmatrix. Dies beinhaltet auch die Prüfung der technischen Einzelkomponenten in eingegangenen Angeboten auf Eignung für die angedachte Lösung.

Die Durchführung eines nationalen oder europaweiten Verfahrens gemäß VOL/UVgO/VgV und GWB bis hin zur Vorlage des Vergabevorschlages und der Bieterinformationen erfolgt dabei in permanenter Abstimmung mit der zuständigen Fachabteilung und der Vergabestelle des Auftraggebers. Dabei kann durch uns die formelle und kaufmännische Prüfung direkt und ohne Zeitverlust innerhalb des Gesamtverfahrens durchgeführt werden.

Folgende Vorteile stellen sich für Sie dar: Unsere Berater bzw. Planungsingenieure für die Planung von technischen Lösungen und Erstellung der Leistungsverzeichnisse prüfen, beurteilen und bewerten die eingegangenen Teilnahmeanträge und Angebote der Bieter. Dabei sind sie fachlich in der Lage, die Einsetzbarkeit angebotener technischer Einzelkomponenten aufgrund von Spezialkenntnissen, z. B. im IT-Bereich, sowie vergangener vergleichbarer Projekte zu beurteilen.

Entsprechend erhalten Sie diese Leistungen von uns aus einer Hand mit der für Sie vorteilhaften Reduzierung von Schnittstellen unter Gewährleistung einer durchgängigen Bearbeitung. Bei komplexen IT-Projekten ist dies die mittlerweile übliche Praxis, vor allem bei öffentlichen Auftraggebern mit vielfältigsten Einkaufs- und Vergabethemen ohne Möglichkeit des Aufbaus von Spezialwissen für einzelne Fachbereiche.

Leistungsauswahl Vergabevorbereitung (u. a. nach HOAI):

• Definition der Verantwortlichkeiten und Abgrenzung, Kommunikations- und Eskalationswege (im Vergabeprozess)
• Beratung beim Vergabeverfahren auf Basis der aktuellen Vergabevorschriften bzw. Beschaffungsrichtlinien und ggf. bestehenden Vertragsvereinbarungen (z. B. Rahmenverträge), Abstimmung dazu in Workshops vor Ort, durchgängige Qualitätssicherung im Vergabeverfahren
• Festlegung Verfahrensart und mögliche Losbildungen
• Erstellung eines Zeitplanes inkl. vorgeschriebener Fristen für das Ausschreibungsverfahren
• Ermitteln von Mengen als Grundlage für das Aufstellen von Leistungsverzeichnissen in Abstimmung mit an der Planung fachlich Beteiligten
• Erstellung der Leistungsbeschreibung mit Festlegung der zu erbringenden Service- bzw. Wartungsinhalte, SLA´s und Prio-Klassen mit den entsprechenden Service-, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten
• Erstellung einer Vertragsvorlage, u. a. auf Basis EVB-IT (z. B. Systemvertrag)
• Erarbeitung der gesetzeskonformen Rahmentexte zum Leistungsverzeichnis der geplanten Ausschreibung
• Festlegung der Bewertungskriterien für die Vergabe auf Grundlage des Anforderungsprofils
• Erstellung der Bewertungsmatrix für den Teilnehmerwettbewerb
• Erstellung der Bewertungsmatrix für die Angebotsauswertung
• Abstimmung und Finalisierung der Vergabeunterlagen hinsichtlich Vollständigkeit, Gesetzeskonformität (Qualitätskontrolle)

Leistungsauswahl Vergabephase (u. a. nach HOAI):

• Ausschreibungsbegleitung, alternativ Durchführung und Überwachung des Vergabeverfahrens einschließlich Dokumentation (Führung der Vergabeakte)
• Erarbeitung der Ausschreibungsveröffentlichung
• Veröffentlichung der Ausschreibung auf dem Vergabeportal
• Einstellen/Aktualisieren der Vergabeunterlagen auf dem Vergabeportal
• Beantwortung eingehender fachlicher Bewerberfragen im Teilnehmerwettbewerb
• Öffnung/Registrierung der Teilnahmeanträge (Submission)
• Auswertung des Teilnehmerwettbewerbes und Erstellung Teilnehmerempfehlung
• Erstellung und Versendung von Aufforderungen zur Angebotsabgabe sowie der Absageschreiben
• Beantwortung von fachlichen Bieterfragen
• Öffnung/Registrierung der Bieter-Angebote (Submission)
• formelle, kaufmännische und technische Prüfung und Wertung der Angebote
• Erstellung und Versendung von Einladungen zur Verhandlung
• Begleitung/Durchführung von Vergabegesprächen
• abschließende Auswertung der finalen Angebote nach Durchführung der Vergabegespräche
• Erstellung Preisspiegel
• Erstellung Vergabevorschlag
• Beratung bei der Vertragsgestaltung und Vertragsabschluss
• Vorinformation/Benachrichtigung der nicht berücksichtigten Bieter
• Zuarbeit für die Zuschlagserteilung an Auftragnehmer

Ausführungs- und Inbetriebnahmebegleitung

DIEP Ingenieure unterstützt Sie auch nach der Bezuschlagung an den Auftragnehmer. So sind wir gern Ihre rechte Hand, wenn es im Rahmen von Inbetriebnahme-/Migrationsphasen um die Gewährleistung der geplanten und ausgeschriebenen Qualitäten geht.

Leistungsauswahl Ausführungsbegleitung/Bauüberwachung nach HOAI:

• Abstimmung zur Realisierung – Termine und Abläufe – mit dem Auftraggeber und Dienstleister
  • in regelmäßigen Beratungen, vor Ort und remote
• Überwachung der Auftragsrealisierung vor Ort (Steuerung und Kontrolle der Umsetzungsphase) auf Übereinstimmung mit
  • den Vorgaben des Nutzers
  • dem Leistungsverzeichnis und der Ausführungs- bzw. Feinplanung
  • den allgemein anerkannten Regeln der Technik und den einschlägigen Vorschriften
• Durchführung von Zwischenabnahmen
• Terminkontrolle (Kontrolle von Meilensteinen)
• Rechnungsprüfung
• Nachtragsprüfung
• Vorbereitung und Durchführung Systemabnahme, Feststellen von Mängeln und Restarbeiten mit Protokollierung
• Überwachen der Beseitigung der bei der Abnahme der Leistungen festgestellten Mängel
• Prüfung von Dokumentationsunterlagen

Leistungsauswahl Inbetriebnahmemanagement sowie Mitwirkung am gesamten technischen Inbetriebnahmeprozess:

• Mitwirken am anlagen- und systemübergreifenden lnbetriebnahmemanagement in Anlehnung an VDI 6039
• Ermittlung aller tangierten Gewerke, Funktionalitäten, Anlagen und Steuerungen
• Ermittlung und Definition der anlagenübergreifenden Schnittstellen
• Darstellung des Zusammenwirkens der verschiedenen technischen Anlagen
• Überprüfung des Abnahmezustandes nach Fertigstellung der einzelnen technischen Anlagen
• Aufstellen einer gewerkeübergreifenden Prüfmatrix für eine Wirkprinzipprüfung vor Inbetriebnahme und Abstimmung mit dem externen Prüfingenieur
• Vorbereitung und Mitwirkung bei der Wirkprinzipprüfung
• Mitwirkung bei der Protokollierung der Ergebnisse, Festlegung von Hinweisen zur Anlagenoptimierung
• Prüfung der Inbetriebnahmedokumentation auf Vollständigkeit

Projektmanagement

Festgelegte Ziele in vorgegebener Zeit und unter Einhaltung des Budgets zu erreichen und gleichzeitig Risiken, die das Projekt und somit die Zielerreichung gefährden können, zu minimieren – darauf kommt es an!

Viele unserer Berater und Planer sind nach dem Projektmanagementstandard PRINCE2 und weiteren zertifiziert und bereit, Sie bei folgenden Themen zu unterstützen:

• Definition der Verantwortlichkeiten, Kommunikations- und Eskalationswege im Projekt
• Festlegung des Dokumentationskonzeptes (Abstimmung über gemeinsam zu verwendende Softwaretools, Dateiformate und Austauschplattformen)
• Koordination von Projektthemen sowie zwischen den Projektbeteiligten (Abteilungen, Entscheider, Nutzer, Dienstleister, Hersteller, etc.)
• Organisation, Koordination, Durchführung und Nachbereitung (Protokollierung) von regelmäßigen Besprechungen (remote oder persönlich vor Ort)
• Projektzeitplanung und Kostenmanagement sowie sukzessive Überwachung der Fortschritte zur Einhaltung vereinbarter Meilensteine
• Mitwirkung bei der Aufstellung der Ressourcenanforderungen (Personal, Dienstleister, Investitionen, Schulungsmaßnahmen, etc.) sowie fortlaufende Überwachung
• Risikomanagement: frühzeitige Identifizierung von Projektrisiken und deren Folgen mit Bewertung möglicher Auswirkungen in den einzelnen Planungsphasen und Erstellung von Handlungsoptionen als Gegenwirkung
• Änderungsmanagement: bei nachträglichen Abweichungen von der genehmigten Nutzerforderung (= Planungsbasis) erfolgt zunächst die Einholung der Zustimmung des Auftraggebers sowie Abstimmungen zur weiteren Verfahrensweise mit Protokollierung, anschließend werden Übersichten für Mehrkostenanmeldungen und Nachträge einschließlich Auswirkungen auf andere Gewerke und den Terminablauf erstellt sowie Änderungsanträge als Entscheidungsvorlagen im Projekt erarbeitet
• bedarfsweise Durchführung von Terminen mit Entscheidern vor Ort
  • Vorstellung des Projektstandes sowie Forecast
  • Erläuterung offener Punkte sowie Herangehensweisen
  • Dokumentation der Ergebnisse in Form eines Protokolls zur Abstimmung mit dem Auftraggeber

Service Management nach ITIL®

Dabei stellt ITIL® einen standardisierten Ansatz dar, bei dem es sich um einen international im IT-Bereich etablierten und ausgereiften Quasi-Standard handelt, welcher auf Best Practice Erfahrungen beruht. Die Einführung eines IT-Service Managements (ITSM) nach ITIL® beinhaltet meist einen kulturellen Wandel in der Organisation, welcher nur gelingen kann, wenn er von allen Mitarbeitern mitgetragen und von den verantwortlichen Führungskräften aktiv unterstützt wird. Daher ist die Implementierung eines Service Managements nach ITIL® meist als eine mittel- bis langfristige Aufgabe anzusehen.

Strategieansatz eines Service Managements nach ITIL®

ITIL® stellt den Wertbeitrag ihrer IT-Services für die Geschäftsabläufe ihrer Kunden über den gesamten Service-Lebenszyklus hinweg in den Vordergrund. Dabei ist eine Ausgewogenheit im Wechselspiel der drei Ebenen von ITIL®

• Serviceebene (Service-Lebenszyklus) – wertschöpfend für die Nutzer/Kunden
• Prozessebene (Aufbereitung der Themen) – interne Workflows
• Leistungserbringungsebene (Funktionen und Abteilungen) – Verantwortung

zu berücksichtigen und anzustreben. Erfahrungen aus unseren Projekten haben gezeigt, dass eine ausschließliche Konzentration auf Prozesse nicht die gewünschten Effekte und Effizienzsteigerungen hervorbringen und in der Regel einzelne eigenständige Prozess-Inseln hinterlassen.

• Eine Ausrichtung an der Wertschöpfungskette hingegen orchestriert die Prozesse in ihrem Zusammenspiel mit Fokus auf ihre Kunden.
• Ein hoher Service-Wert in den Geschäftsprozessen ist das Maß für die Service Management Konzepte und Prozesse.
• Eine übergreifende Prozesssteuerung kann vorhandene, begrenzte Ressourcen und Fähigkeiten ihrer Organisation optimal zwischen den Prozessen verteilen.

Die Einführung von Service Management Prozessen und Strukturen kann also nur dauerhaft wirksam sein, wenn es gelingt, diese in das Bewusstsein und die täglichen Aktivitäten aller Mitarbeiter ihrer Organisation organisch zu integrieren und dieses Vorhaben aktiv von den Führungskräften unterstützt wird.

Lösungsansätze und konzeptionelles Vorgehen

ITIL® ist eine Methodensammlung zum Service Management und nicht unmittelbar 1 zu 1 übertragbar. Die dargestellten Best Practices müssen an die spezifischen Gegebenheiten ihrer Organisation angepasst werden. Dabei ist zu prüfen, welche Themen des Rahmenwerks für ihre Organisation in welcher Detailtiefe die größten Mehrwerte erzielen. Zusätzlich zu einer technischen Zielarchitektur ist es notwendig, eine ITSM-Zielarchitektur zu entwerfen. Dabei liegt der Fokus auf den Anforderungen ihrer Kunden bzw. auf den Geschäftsanforderungen ihrer Organisation sowie einzuhaltende Pflichten und Compliance-Regeln. Diese Zielarchitektur ist nicht statisch und muss regelmäßig an die sich ändernden Anforderungen ihrer Kunden angepasst werden.

Für die Umsetzungsplanung sind periodisch Zielableitungen unter Berücksichtigung des erreichten Umsetzungsgrades notwendig. Aus diesen Zielen werden Maßnahmen und Aktionspläne abgeleitet, welche gemeinsam mit ihren Mitarbeitern in die gelebte Praxis überführt werden. Dabei ist die Berücksichtigung und ggf. Aussteuerung der Aufnahmefähigkeit ihrer Organisation erfolgskritisch für eine nachhaltige Implementierung. Wir unterstützen Sie dabei durch regelmäßige Kommunikationsmaßnahmen und Workshops.

Workshops und Fachvorträge

Themen wie Unified Communication Collaboration und Digitalisierung sind zwar nicht erst seit der Corona Pandemie top aktuell, aber jetzt plötzlich sind sie allgegenwärtig. Es gibt viel darüber zu lernen und Erfahrungen zu sammeln, wenn es darum geht wie genau diese Themen in teilweise etablierte und gewachsene Prozesse zu integrieren sind. Die einzelnen Themengebiete sind manchmal so komplex, dass es nicht selten schwierig ist, den Geschäftsbezug herzustellen und das Erlernte erfolgreich in der Verwaltung oder im Unternehmen einzusetzen.

Aufgrund unserer langjährigen und umfangreichen Branchen- und Technologieerfahrungen bieten wir Ihnen praxisnahe und spannende Seminare, Workshops und Vorträge für Ihre Mitarbeiter und/oder Ihre Führungskräfte an.

Darüber hinaus können Sie unsere Erfahrung und Kompetenzen bei der Gestaltung und Moderation von Seminaren und Workshops nutzen.

Anbei ein Auszug unseres Angebotes an Seminaren, Workshops und Vorträgen, die wir für Sie entwickelt haben und die ständig aktualisiert werden:

• Aufbau von herstellerneutralen Vergabeunterlagen für eine rechtssichere Vergabe
• Expertenseminar Unified Collaboration und Communication
• Kommen Sie vor die Lage – Vermeidung von Schatten IT
• Digitalpakt Schulen
• Kompetenztag IP-Kommunikation
• IT-Betrieb für Leitstellen
• IT-Sicherheit für Leitstellen
• Neue Ansätze zur Architektur und dem Betrieb von Leitstellen
• Wie verändert sich der Markt – Wachstumschancen durch UCC, Cloud & Co

Informationssicherheit

Wir unterstützen Sie diese Ziele effizient und wirtschaftlich zu erreichen. Das Thema Informationssicherheit nach ISO 27001 bzw. BSI Grundschutz ist in den letzten Jahren immer mehr in den Vordergrund gerückt. In einer immer mehr vernetzten Welt sind für viele Unternehmen Informationen ihr Kapital. Und dieses muss geschützt werden. Dabei steht am Anfang eine Risikoanalyse, deren Ergebnis neben Ihre Sicherheitsziele gelegt und so priorisiert werden kann. Anschließend werden die einzelnen Risiken auf die Schutzziele überprüft und technologische bzw. organisatorische Maßnahmen abgeleitet um diese Ziele zu erreichen.

Vertraulichkeit

Wir entwickeln unter Berücksichtigung Ihres Budgets Mechanismen auf technischer und organisatorischer Ebene, die sicherstellen, dass Daten und Informationen nur von den Personen eingesehen oder offengelegt werden dürfen, die auch dazu berechtigt sind. Dies beinhaltet auch die kritische Zeit während der Datenübertragung. Ein Aspekt der gern außer Acht gelassen wird, dennoch ebenso zur Vertraulichkeit gehört, ist die Absicherung von Räumlichkeiten in denen vertrauliche Datenbestände (z. B. Lohnbuchhaltung) gelagert werden.

Integrität

Integrität wird oftmals mit Vertraulichkeit verwechselt. Dabei steht bei der Integrität ein ganz anderer Aspekt im Vordergrund. Integrität als Schutzziel dient dazu, dass Ihre Daten von niemandem unerkannt oder unbemerkt verändert werden können. Bei Integrität geht es um das Erkennen von Datenänderungen, wohingegen der Fokus bei Vertraulichkeit auf den Zugriffsberechtigungen der Daten liegt. Mit den unter Vertraulichkeit bereits erwähnten Schutzmechanismen wird schon ein Teil der Integrität Ihrer Daten sichergestellt. Je nach Ihren Anforderungen und sei es, dass Daten überhaupt nicht unberechtigt verändert werden dürfen, entwickeln wir gemeinsam sinnvolle Methoden um diese zu erreichen.

Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit Ihrer Daten beschreibt die Zeit in denen die Systeme, die für deren Bereitstellung notwendig sind, funktionieren. Selbstverständlich geht es bei der Sicherstellung dieses Schutzziels darum, die Verfügbarkeit möglichst hoch zu halten bzw. das Risiko von Systemausfällen zu minimieren. Als Ergebnis der anfangs erwähnten Risikoanalyse kann man die Ausfallwahrscheinlichkeit, die Ausfallzeit und das dadurch entstehende Schadenspotential identifizieren. Gemeinsam mit Ihrer Geschäftsleitung oder Fachabteilung klären wir ab, welche Ausfallzeiten maximal tolerierbar sind um die Verfügbarkeit möglichst hoch zu halten. Zur Verfügbarkeit gehört neben der Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit auch die Analyse Ihrer organisatorischen Prozesse, welche Berührungspunkte mit den oben genannten Systemen haben. Das heißt, dass wir diese überprüfen und entsprechend sicherzustellen, dass es hier nicht zu unerwarteten Kollisionen kommt.

Verbindlichkeit und Zurechenbarkeit

Verbindlichkeit und Zurechenbarkeit als erweiterte Schutzziele gehen mit den bereits genannten Hand in Hand. Unter Verbindlichkeit versteht man, dass es nicht möglich sein darf, ausgeführte Datenänderungen abzustreiten. Zurechenbarkeit dreht den Spieß um und verlangt die eineindeutige Zuordnung von Datenänderungen zu demjenigen der sie vorgenommen hat.

Building Information Modeling (BIM)

Wir zeichnen nicht mehr – wir modellieren alle Bauteile mit den physikalischen und elektrischen Eigenschaften, welche in Abhängigkeiten zu anderen Gewerken wie Architektur und anderen TGA Gewerken stehen. In anderen Projekten haben wir bereits gezeigt, dass wir in der Lage sind, in allen Leistungsphasen hervorragend nach der BIM-Methodik zu arbeiten.

Aus unserer Sicht bietet BIM viele Vorteile:

• frühzeitiges Definieren von Bedarfsanforderungen durch die Bauherren erspart spätere Änderungen und Umplanungen und somit wird eine frühzeitige Kostenfeststellung ermöglicht
• einheitliches Datenmodell über alle Fachgewerke macht die Prozesse effizient, transparent und auch für die Bauherren sichtbar
• da alle Projektdaten im Modell sichtbar werden, können frühzeitig Kollisionen zwischen den Gewerken erkannt und behoben werden
• es können Simulationen (z. B. WLAN-Simulationen) im Modell angewandt werden, um die tatsächliche Kapazitätsauslastung zu prüfen
• durch Simulationen im BIM Prozess erhalten die Bauherren exakte Prognosen, auf deren Grundlage die Gebäudeeffizienz erhöht werden kann
• durch die Arbeit am gleichen Modell gibt es keine unterschiedlichen Planstände mehr – alles baut aufeinander auf
• Änderungen in der Architektur werden sofort sichtbar und unsere Anpassungen können schneller umgesetzt werden
• Mengenangaben von Bauteilen und Termine können aus dem Modell generiert werden und somit kann auch eine bessere Bauüberwachung erfolgen
• der Bauherr wird frühzeitig in wichtige Entscheidungsprozesse eingebunden
• mittels dem as-buildt-Modell (Revision) hat der Bauherr einen Überblick über alle im Gebäude verbauten Bauteile mit allen Attributen für Wartung und Instandhaltung, sowie deren Lebenszyklen, dies erleichtert das Bewirtschaften von Gebäuden enorm